In begin 2015 werden het personeel en de directie van Ardennes-Etape opgeleid. Tegen eind 2015 nam iedereen de methode over. Een foutje detecteren? Onmogelijk: in dit stadium loopt alles op rolletjes!

ParticipAgile is een interne organisatiemethode voor bedrijven om projectbeheer en de manier waarop collega’s onderling samenwerken te verbeteren. Het combineert de «agile» processen – voornamelijk bekend in de computeromgeving- en dynamische deelname. Doel: collectieve intelligentie mobiliseren, omgaan met onzekerheden door stap voor stap vooruitgang te boeken en door het stimuleren van snelle en gewetensvolle besluitvorming.

Ardennes-Etape, nest van gemotiveerde en extreem creatieve talenten, zag overal ideeën tot stand komen. Hoe deze organiseren, hoe prioriteiten stellen, hoe deze uitvoeren zonder verdwaald te raken? Hoe omgaan met veranderingen? Hoe een evenwicht vinden tussen autonomie en samenwerking? Deze vragen werden beantwoord dankzij ParticipAgile.

 Een efficiënt projectbeher

«Vroeger wilden we het mechanisme van elk project tot in het kleinste detail kennen alvorens ons erin te storten. We waren geobsedeerd door de risico’s. Er zat dus veel tijd tussen het denkproces en de uitvoering. Tijd is de vijand van al wat goed is. Tegen dat we ons er eindelijk aan waagden, waren onze behoeftes al veranderd! Dat was een probleem! », legt Patricia Acunzo uit, Co-CEO van Ardennes-Etape.

«Vandaag geraken we vooruit aan de hand van «iteraties», m.a.w., stap voor stap. We accepteren dat we niet alle ins en outs kennen alvorens we een project lanceren. Dit is een kleine revolutie die zijn waarde heeft bewezen! », gaat Patricia verder.

De methode stelt inderdaad voor om elk project in kleinere «iteraties» (stappen) op te delen, waarvan elk zijn eigen specifieke «user stories» (noden) heeft dat het projecthoofd en zijn team moeten realiseren. Na elke iteratie wordt het project opnieuw geëvalueerd in functie van de evolutie van de noden, de ondervonden problemen of de nieuwe voorgestelde ideeën.

«Ik ben een fan van de debriefings en de eindes van iteraties, deze staan ons toe om de balans op te maken van het project en aanpassingen door te voeren. De invraagstellingen zorgen ervoor dat we vooruit geraken», bevestigt een enthousiaste Patricia.

«Ik ben gek op de Kanban borden die we gebruiken. Op een wit bord plaatsen we post-its die de te verwezenlijken taken voorstellen, wij verplaatsen deze kolom per kolom i.f.v. de projectvooruitgang. Het is visueel en werkt erg motiverend om je post-it te verplaatsen» vertelt Froukje verheugd, verantwoordelijk voor de e-mailing bij Ardennes-Etape.

Een dynamische deelname

ParticipAgile staat ook voor een samenwerkingsmethode tussen de werknemers van een bedrijf.

De besluitvorming door «toestemming» is één van de vele tools van de dynamische deelname waarmee de methode te werk gaat. Het is het tegenovergestelde van deze gebaseerd op consensus. Concreet gesteld… Een voorstel wordt in de groep gegooid. Het is niet meer nodig om het bij te schaven of er pluimen aan toe te kennen om goedkeuring van iedereen te krijgen. De consensus werkt op basis van één enkele vraag: «zou je kunnen leven met deze beslissing of brengt deze het bedrijf in gevaar?». Als het voorstel geen invloed heeft op ons werk wanneer we “er niet mee kunnen leven” als deze daadwerkelijk wordt uitgevoerd, wordt het goedgekeurd. In het andere geval, als deze niet wordt goedgekeurd (op basis van geldige argumenten), zal deze opnieuw worden geëvalueerd.

«Het systeem werkt geweldig, beslissingen worden veel sneller genomen. Ook nemen we vaker afstand: ja, men kan leven met het merendeel van de beslissingen zelfs wanneer men zelf niet voor optie zou hebben gekozen! » vertelt Florence, verantwoordelijk voor SEO bij Ardennes-Etape.

ParticipAgile is ook een middel om de collectieve intelligentie te mobiliseren, d.w.z. door beroep te doen op alle beschikbare hersens om zo een idee te voeden. De «als ik jou was» is één van de gebruikte technieken. Hierbij wordt een voorstel naar voren gebracht tijdens een vergadering waarbij aan de groep gevraagd wordt om dit te verbeteren. «Wat zou jij in mijn plaats doen?». Het totaal aan voorgestelde ideeën verrijkt vaak het oorspronkelijke.

Een meer dan positieve balans

« Ik ben drie maanden met zwangerschapsverlof geweest. Toen ik terugkwam stelde ik een echte verandering vast op vlak van organisatie. Er waren verschillende projecten opgestart en mijn collega’s leken meer open te staan voor verandering. », voegt Florence eraan toe.

«Ik ben erg enthousiast en heb vertrouwen in de toekomst van onze nieuwe werkmethode», concludeert Patricia.

Het is een methodologie die de moeite waard is om getest te worden … Ook is het een heuse gereedschapskist vol tools zowel binnen het kader van het bedrijfsleven als het privéleven.

Wenst u bijkomende informatie? Contacteer de persafdeling van Ardennes-Etape op 0032 (0)80 29 24 00 of via e- mail op presse@ardennes-etape.com